Sự thành công và thịnh vượng của một công ty phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó phải kể đến công nợ. Những khoản nợ thu hồi được mới giúp việc kinh doanh vững bền hơn. Bạn biết gì về công nợ? Công nợ nên được quản lý như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu tất tần tật về công nợ, hãy cùng theo dõi nhé!
Mục Lục
Công nợ là gì?
Công nợ là gì? Đây là câu hỏi mà rất nhiều người khi mới bước vào kinh doanh hay nghề kế toán đặt ra. Hiểu một cách nôm na, công nợ được sinh ra khi doanh nghiệp của bạn có phát sinh mua, bán. Các sản phẩm, hàng hóa được trao đến khách hàng hay một tổ chức khác mà chưa thanh toán hết.
Số tiền còn lại nợ sang kỳ tiếp theo thì được gọi là công nợ. Những người đảm nhận và có trách nhiệm theo dõi công nợ khách hàng gọi là kế toán công nợ. [content_block id=1504 slug=ads-giua-1]
Công nợ có mấy loại?
Thông thường, công nợ của một công ty sẽ được chia thành 2 loại là: công nợ phải thu và công nợ phải trả. Cụ thể như sau:
Công nợ phải thu:
Đây là số nợ từ việc buôn bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng. Tiền thanh toán chưa thu được đầy đủ về tài khoản của công ty. Lúc này, kế toán công nợ cần theo dõi, kiểm soát về tình trạng, đối tượng và kỳ hạn thanh toán,…
Công nợ phải trả:
Khác với công nợ phải thu, công nợ phải trả là nợ của công ty đối với các khoản chi tiêu bên ngoài. Đó có thể là khoản phí cần trả cho nhà cung cấp vật liệu, vật tư, dụng cụ, công cụ, hàng hóa, dịch vụ,… Những khoản phí này nếu chưa thanh toán sẽ được kế toán quản lý và báo cáo cụ thể theo kỳ hạn cũng như loại công nợ.
Ngoài ra, còn có nhiều công nợ phụ khác cần được theo dõi trong một doanh nghiệp. Có thể kể như: công nợ nhân viên, khoản thu hộ nội bộ, tiền bồi thường, tiền ứng, trợ cấp, nợ nộp nhà nước,… Tất cả các công nợ trên đều được giao cho kế toán công nợ cập nhật và xử lý kịp thời. Điều này giúp chúng không phát sinh vấn đề rắc rối (trễ công nợ, phát sinh phí phạt,…).
Cách tính công nợ như thế nào?
Thông thường, các công nợ sẽ được tính trong tháng và chốt lại vào ngày cuối cùng của tháng. Vào thời điểm này, kế toán sẽ tổng hợp, đối chiếu với số liệu của đối tượng có mối quan hệ trong công nợ. Nếu khớp với nhau, thì tiến hành chốt số báo cáo tháng. Ngược lại, nếu công nợ 2 bên không khớp nhau, kế toán cần rà soát lại để tìm ra nguyên nhân. [content_block id=1508 slug=ads-giua-2]
Kế toán công nợ cũng là người có vai trò đốc thúc để đối tượng thanh toán khoản nợ đúng hạn. Đồng thời, thông báo để công ty chi trả công nợ cho công ty khác đúng kỳ hạn. Hình thức cụ thể là, doanh nghiệp sẽ làm một bản giấy đề nghị để gửi đến đối tượng công nợ. Trường hợp công nợ không được thanh toán đúng hạn trong tháng, kế toán sẽ thực hiện treo trên tài khoản 311, chuyển số dư vào tháng sau để dễ dàng theo dõi.
Hướng dẫn quản lý công nợ hiệu quả
Việc quản lý công nợ hiệu quả đóng vai trò rất quan trọng và cấp thiết trong một doanh nghiệp. Vì nó chính là vấn đề quyết định việc lưu động vốn cũng như tính toán lợi nhuận công ty. Vậy, sau khi biết được công nợ là gì, việc bạn cần quan tâm tiếp theo là làm sao để quản lý công nợ hiệu quả nhất?
Quản lý công nợ truyền thống
Đa phần các công ty đều từng quản lý công nợ theo cách này, chúng mang hiệu quả nhất định. Quản lý công nợ truyền thống thực chất là quản lý bằng file Excel. Đây là cách theo dõi và kiểm soát tình hình công nợ bằng các thông tin nhập trên Excel. Chúng cũng bao gồm: công nợ phải thu và công nợ phải trả.
Để quản lý công nợ trên Excel, bạn cần thực hiện những bước sau:
Bước 1: Sử dụng phần mềm Microsoft Excel và tạo 1 file mới với tên quản lý công nợ.
Bước 2: Thiết kế một bảng quản lý chi tiết và đầy đủ các thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, các khoản nợ đầu kỳ, cuối kỳ hay nợ phát sinh.
Bước 3: Tiến hành nhập thông tin tương ứng vào các cột, lập hàm tính chính xác để theo dõi.
Tuy được ưa chuộng và sử dụng nhiều, nhưng cách quản lý này vẫn còn khá nhiều hạn chế. Chẳng hạn, chúng không quản lý được lượng dữ liệu công nợ quá lớn, tính bảo mật không cao và khó sử dụng,…
Quản lý công nợ bằng phần mềm
Hiện nay, có nhiều phần mềm quản lý công nợ rất thuận tiện so với Excel. Theo đó, bạn không cần phải tạo bảng, hàm phức tạp, mà chỉ cần thao tác trên máy tính một cách đơn giản. Những phần mềm này có công nghệ xử lý dữ liệu rất nhanh và hiệu quả. Chúng được cài vào máy với giao diện đẹp và ngôn ngữ dễ hiểu, dễ thực hiện. Điều đó giúp việc theo dõi công nợ của công ty bạn được dễ dàng và thuận tiện hơn.
Những lưu ý quan trọng trong việc quản lý công nợ
Đối với công nợ phải thu
- Bạn cần tiến hành hạch toán thật cẩn thận và chi tiết mọi thông tin. Từ đối tượng, nợ phát sinh, cho đến kỳ hạn thanh toán để đôn đốc khách hàng thanh toán đúng công nợ.
- Tổng hợp đầy đủ mọi chứng từ liên quan công nợ khách hàng và lưu trữ cẩn thận. Điều này sẽ giúp việc đối chiếu công nợ cuối tháng nhanh chóng và đỡ rắc rối hơn.
Đối với công nợ phải trả
- Cũng như công nợ phải thu, kế toán cần hạch toán chi tiết các đối tượng, hạn thanh toán cho nhà cung cấp, để đảm bảo chữ tín của doanh nghiệp.
- Cần chi trả đúng thời hạn cho các công nợ đặc biệt như: khoản phải trả cho nhà nước, người lao động,…
- Kế toán cần tiến hành theo dõi sát sao và kiểm soát kỹ những khoản nợ phải trả chưa có hóa đơn. Đến khi nào có hóa đơn thì cần kịp thời cập nhật thông tin bài viết.
Trên đây là những kiến thức về công nợ là gì, cách quản lý công nợ hiệu quả cho doanh nghiệp từ A đến Z. Hy vọng rằng, chúng giúp ích được bạn trong việc kiểm soát công nợ của công ty. Bởi công nợ thực sự là vấn đề rất quan trọng đến sự thành bại của một doanh nghiệp.
